乐从总商会档案管理制度

2017/8/9 10:04:31 人评论 次浏览 分类:商会制度

乐从总商会档案管理制度

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为规范商会档案管理,增强商会档案的实用性和有效性,特制定本制度。

一、档案收集

(一)归档范围:

上级来文件,商会发文件,重要函件,各种会议资料,兄弟商会往来函件,花名册,人事档案,领导讲话,重要图片、照片,商会简报,会员入会登记表,财务档案,大事记,以及其他需要归档的资料等。

(二)商会的档案管理由商会秘书处指定人员作为档案管理员专门负责。

(三)档案管理员的职责:保证商会的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

二、档案归档

(一)归档的原则

保持文件之间的历史联系便于保管和使用。

(二)归档要求:

1.归档的文件资料齐全,完整;

2.归档文件资料按其届别、年度分别立卷;

3.案卷分类清楚、准确、系统;

4.案卷标题要确切,简明反映卷内文件的内容,时间和文种;

5.按规定编制案卷保管目录;

6.卷皮封面按规定要填写准确、齐全,字迹书写清楚;

7.外出开会、学习,应及时将有关材料送交档案管理员归档。

、档案借阅

(一)借阅一般文件资料,档案管理员即可提供;

(二)借阅机密性的文件档案由秘书长审批;

(三)外单位查阅本会档案资料,必须持单位介绍信经秘书长批准,方可查阅,原则上不准借离本单位;

(四)复印本会档案资料,须经商会秘书长批准,方可复印;

(五)档案借阅者必须做到:注意安全保密,爱护档案,保持整洁;严禁涂改,擅自翻印、抄录、转借。

、档案保管

(一)档案管理员,应具有高度政治责任感和事业心,确保档案安全,及时收集档案资料以免丢失;

(二)档案柜内要放置樟脑丸、干燥剂以防虫蛀、潮湿而损坏案卷;

(三)档案管理者必须经常翻阅总目录和检索工具,便于迅速、准确地找到所需案卷资料。

(四)严格执行本会的保密机制,杜绝丢失和泄露案卷资料现象的发生。

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